10 meilleurs conseils pour rédiger des e-mails efficaces

Vous chercher à rédiger des e-mails efficaces ?

De nos jours, nous communiquons de plus en plus par e-mail. Nous utilisons la communication par e-mail pour écrire quelque chose à des amis, des parents, des collègues ou des clients. Quel que soit le destinataire de votre e-mail, il devient très important que vous rédigiez efficacement vos e-mails. Comme vous le savez, en écrivant un e-mail efficace, vous pouvez économiser votre temps, celui des autres et vous pouvez gagner plus de confiance de l’autre côté.

Donner une réponse par e-mail dès que possible

De plus en plus de personnes se contactent par e-mail. Même s’ils le mentionnent directement ou non, ils attendent des réponses rapides. L’une des études de Jupiter Research indique que 35% des clients attendent une réponse dans les six heures, 55% supplémentaires attendent une réponse dans les 24 heures. Bien que de nombreuses personnes se concentrent sur le temps de réponse, le contenu est tout aussi important. La même étude a indiqué que l’absence de réponse approfondie (45%) amènera les clients en ligne à voir une entreprise de manière négative lorsqu’ils envisagent de futurs achats.

Apprenez l’art d’écrire des courriels

Les e-mails mal conçus généreront des e-mails supplémentaires dans les deux sens, ce qui vous prendra potentiellement plus de temps. Pire encore, ils peuvent conduire des appels inutiles vers votre canal le plus coûteux – votre téléphone. Et à ce stade, les clients seront forcément en colère et frustrés.

Voici quelques conseils pour rédiger des réponses par e-mail à la fois complètes et appropriées:

1. Formatez votre réponse de manière à ce qu’elle soit facile à lire sur un écran. N’écrivez pas de courrier électronique en utilisant des phrases très longues, qui sont longues horizontalement. Chaque ligne doit être courte. Idéalement, écrivez 5 à 6 mots dans chaque ligne seulement et pas plus.

2. Assurez-vous que la ligne d’objet est concise et significative pour le destinataire … pas seulement
« Réponse de l’équipe marketing » Mais veillez également à ce que cela ne ressemble pas à du spam.

3. Ayez un sujet par paragraphe. Mentionnez-le séparément par des lignes vierges, afin qu’il soit facile à lire et à comprendre.

4. Soyez bref. Utilisez le moins de mots possible pour transmettre votre message. Plus n’est pas mieux quand
il s’agit de courrier électronique. Un e-mail n’est pas perçu comme une lettre électronique.

5. Utilisez des phrases simples et déclaratives. Ecrire pour un public de troisième ou quatrième année,
en particulier si vous créez des modèles qui sont envoyés automatiquement. Vous ne connaissez pas le
le niveau d’éducation de votre expéditeur ou le niveau de confort de l’expéditeur avec la langue anglaise.

6. Soyez sensible au ton de l’e-mail d’origine. Si l’expéditeur est contrarié à cause d’une erreur sur
votre part, reconnaissez l’erreur. Indiquez clairement ce que vous faites pour corriger la situation.

7. Assurez-vous de répondre à toutes les questions posées dans l’enquête initiale. Une réponse partielle
frustre l’expéditeur et entraîne des contacts supplémentaires. Cela permet également à l’entreprise d’envoyer
la réponse semble inepte.

8.Indiquez clairement quelles actions vous allez entreprendre ensuite et quand le rédacteur peut s’attendre à prochain contact de votre part.

9. Ne demandez pas un numéro de commande / numéro de dossier ou des informations anciennes dont vous ne vous souvenez que lorsqu’elles sont incluses dans l’e-mail d’origine… cela semble assez basique, mais parfois les gens manquent des informations très évidentes dans les e-mails.

10. Ne dites pas simplement à l’expéditeur d’accéder à votre site Web. Dans de nombreux cas, ils ont déjà été visité votre site Web et n’ont pas pu trouver les réponses qu’ils recherchaient. Si tu veux qu’ils partent
retour au site Web, fournissez un lien direct vers les informations exactes dont le lecteur a besoin.

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