Comment organiser votre entreprise en ligne et prospérer ?

entreprise en ligne

Vous savez que vous devez organiser votre activité en ligne, mais vous vous sentez complètement dépassé ? 

Savoir comment organiser votre entreprise en ligne commence par savoir sur quels domaines se concentrer, puis par avoir une variété d’idées sur la façon d’y parvenir.

Aucune entreprise en ligne n’est la même, tout comme aucun propriétaire d’entreprise n’est le même. Organiser votre entreprise en ligne ne doit pas être aussi difficile que vous le pensez. Vraiment. Vous avez juste besoin de la bonne approche pour vous.

Lisez mon guide complet et organisez enfin votre entreprise en ligne. Cela vous fera gagner beaucoup de temps plus tard.

Deux façons divergent pour organiser votre entreprise en ligne

Ce n’est pas un poème de Robert Frost et il existe de nombreuses manières d’organiser votre activité en ligne, mais je vous suggère de commencer par l’une des deux façons suivantes de vaincre l’écrasant pour organiser enfin votre activité en ligne.

  1.  Commencez par le domaine le plus désorganisé de votre entreprise et donnez-lui forme. Ensuite, tout sera plus facile à partir de là. Ou…
  2.  Commencez par le domaine qui, selon vous, sera le plus facile à organiser pour un gain rapide, puis créez un élan.

Prenez le chemin qui, selon vous, vous fera vous sentir mieux et vous aidera à vous y tenir.

Ce n’est pas ainsi que vous essayez d’utiliser chaque astuce. Tout ne fonctionnera pas pour vous, mais certains le feront. Le but est de vous aider à trouver les systèmes avec lesquels vous pouvez travailler et utiliser pour atteindre vos objectifs.

Domaines clés pour organiser votre entreprise en ligne

Voici les domaines clés sur lesquels nous nous concentrerons sur l’organisation :

APPLICATIONS ET SITES WEB

Il était une fois j’avais une disquette.

Si vous êtes plus jeune que moi, vous ne savez peut-être même pas ce que c’est. Un jeu de ski où vous tentiez d’esquiver tous les arbres et les rochers était l’étendue de mon utilisation de l’ordinateur.

Vous vous souvenez de cet ami ?

Eh bien, ces jours sont révolus depuis longtemps et maintenant le fouillis numérique est une réalité. Maintenant, nous avons tellement accès à l’information en ligne, sur nos ordinateurs et nos smartphones. C’est vraiment merveilleux. Mais cela peut aussi être une quantité écrasante de chaos.

Le fouillis numérique peut causer du stress dans votre esprit, tout comme le fouillis physique dans votre maison et votre bureau. Le fouillis numérique peut également encombrer notre cerveau d’une manière qui nous rend moins productifs et créatifs.

Avec des appareils de plus en plus petits et leurs capacités plus grandes, nous pouvons facilement devenir des accapareurs numériques.

Il est donc temps de parcourir vos applications et de décider de celles dont vous avez vraiment besoin. S’il existe des applications que vous utilisez très rarement, vous souhaiterez peut-être les supprimer et les télécharger à nouveau si nécessaire.

Explorez également de meilleures alternatives. Peut-être que vous utilisez plusieurs applications pour accomplir une tâche alors qu’une application plus récente ferait l’affaire.

Pensez à trier vos applications en groupes, c’est-à-dire des dossiers numériques, pour différents domaines de votre vie.

Idées de regroupement d’applications :

Placez vos applications les plus utilisées en haut de votre appareil pour un accès facile.

Si vous utilisez les applications et qu’elles ajoutent de la valeur à votre vie et à votre entreprise, conservez-les par tous les moyens. Soyez juste intentionnel et choisissez.

 

Nous savons tous que la section Signets de nos navigateurs est comme un trou noir. Une ressource que j’aime vraiment pour mieux organiser les sites Web et les applications en ligne et travailler avec Focus est  Idenati .

Il vous aide à créer un centre de commande numérique organisé qui fonctionne pour vous.

DES DOSSIERS

Parlons fichiers informatiques et fichiers physiques. Je sais que ce n’est pas le sujet le plus attrayant, mais c’est une chose importante à régler.

Après avoir nettoyé un assez gros sac de vieux papiers du bureau, je connais l’accablement et la douleur que les documents peuvent créer. Mais aussi la joie de laisser partir de vieilles choses sur lesquelles vous ne travaillez plus.

Si vous numérisez vos documents physiques, vous n’aurez peut-être pas besoin de beaucoup d’espace. Une simple boîte de fichier pourrait faire l’affaire. Si vous avez besoin de plus d’espace pour les fichiers physiques, pensez à un classeur. Il y en a de très beaux maintenant qui peuvent aussi embellir votre espace.

Dans ces boîtes ou armoires de classement, vous pouvez placer des séparateurs suspendus représentant chacun une section principale avec une étiquette, puis vous pouvez placer vos dossiers associés dans chacune de ces sections.

Sur votre ordinateur ou en ligne dans Google Docs, vous pouvez faire essentiellement la même chose. Créer des sections principales et des sous-sections selon les besoins uniquement avec des dossiers numériques à la place.

Cela aide aussi avec les e-mails dans lesquels nous allons entrer ensuite.

Vous ne voudrez peut-être pas prendre le temps de classer chaque chose lorsque vous l’obtenez, alors ayez un endroit spécifique pour collecter les documents qui doivent être classés et prévoyez du temps une fois par semaine pour vous en occuper. Les plateaux ou les étagères sont un bon point de chute pour les papiers jusqu’à ce que vous soyez prêt à classer. Mais respectez votre emploi du temps hebdomadaire ou cela deviendra simplement un autre domaine d’encombrement.

J’adore le stockage basé sur le cloud comme Google Drive. Mais cela aussi peut devenir un gâchis. Google Drive fonctionne très bien pour moi car j’utilise également Google Docs pour le travail des clients et le contenu de blog. Je paie 1,99 $ par mois pour un stockage Google Cloud supplémentaire , j’ai donc beaucoup d’espace pour mes photos, documents et fichiers. J’adore les sauvegardes automatiques. Si vous avez perdu votre travail sur un document avant de savoir à quel point cela peut être dévastateur.

 

E-MAIL

Le courrier électronique est un autre domaine de votre entreprise qui peut rapidement devenir incontrôlable. Vous pouvez utiliser un service comme Unroll.me pour voir une liste de vos abonnements et vous désabonner de tout ce dont vous n’avez plus besoin.

Personnellement, j’ai 4 ou 4 comptes de messagerie et les choses peuvent devenir assez folles et j’ai été beaucoup trop obsédé par la vérification des e-mails plusieurs fois par jour et laissez-moi vous dire que ce n’est tout simplement pas nécessaire. Les jours où je suis absent et que je ne peux pas consulter mes e-mails, devinez quoi ? Le monde ne s’arrête pas. Rien ne se passe mal du tout. Ne laissez pas les e-mails prendre le dessus sur votre vie.

Si vous utilisez Gmail comme moi, vous pouvez contrôler la surcharge de la boîte de réception avec des filtres et des libellés. Voici comment…

Vous pouvez effacer votre e-mail en supprimant tous les e-mails dont vous n’avez pas besoin et en archivant les autres dont vous n’avez pas besoin maintenant. Désabonnez-vous de tout ce qui ne vous sert plus. Ensuite, organisez-vous avec des filtres et des étiquettes.

Il existe également un  plugin pour gmail appelé Boomerang qui vous permet de recevoir certains e-mails dans votre boîte de réception à un meilleur moment pour vous. Vous pouvez également programmer des e-mails pour plus tard et il dispose d’un assistant d’intelligence artificielle qui vous aide à rédiger de meilleurs e-mails.

Les filtres aident à extraire certains messages de votre boîte de réception principale dans leur propre catégorie pour moins d’encombrement et plus de concentration. Peut-être que vous avez les mêmes clients qui vous envoient des e-mails, vous pouvez filtrer tous les e-mails des clients pour accéder à une étiquette client. Vous pouvez le faire avec les e-mails automatisés que vous devez conserver, les newsletters, etc. 

L’utilisation des couleurs des étiquettes est un excellent moyen de faire ressortir vos e-mails. Vous pouvez créer un système de codage couleur pour vous-même afin de savoir quelle couleur correspond à une catégorie/étiquette d’e-mails.

 

RÉSEAUX SOCIAUX ET CONTENU

Les réseaux sociaux. Tant de plateformes, si peu de temps.

Mais quelles que soient les plateformes de médias sociaux que vous décidez d’utiliser pour votre entreprise, c’est une bonne idée de s’organiser et de savoir quel contenu est diffusé et quand. J’utilise des  modèles  de gain de temps pour m’aider dans ce processus, car il était tellement accablant dans le passé.

Vous pouvez également organiser votre contenu de médias sociaux dans Google Drive.

Il existe de nombreuses façons d’organiser le contenu des médias sociaux, alors trouvez simplement une façon qui vous convient. La clé est d’avoir des modèles et un système . Ne pas permettre que cela se produise au hasard ou cela prendra tellement de temps et sera stressant.

les réseaux sociaux calendrier

 

Vous devez avoir un objectif ou vous ne savez pas où vous allez. Vous avez besoin de chiffres spécifiques ou d’un moyen de quantifier quand les objectifs ont été atteints. Connaissez votre avatar – la personne que vous essayez d’atteindre avec votre contenu. Il est toujours bon de vérifier avant de commencer à créer du contenu pour vous assurer qu’il est ciblé et ciblé.

Créez votre calendrier de contenu de médias sociaux, créez le contenu, puis planifiez le contenu à emporter. Prévoyez également du temps pour vérifier le contenu afin de répondre à tout commentaire ou question.

Comment le faire :

PLANIFICATION

Nous avons déjà abordé la planification dans certaines des autres sections, mais ici, nous nous concentrerons davantage sur un plan de contenu global et un plan d’affaires. 

J’aime cette vidéo de Gillian parce que j’ai aussi commencé sans argent et sans la moindre idée de ce que j’allais faire. Mais je savais que je voulais apprendre à travailler en ligne car je déménageais à l’étranger et j’avais besoin d’un emploi mobile.

J’ai commencé à apprendre et à tâtonner sans véritable plan ni objectif. J’ai fait de la redaction en freelance et d’autres choses. Mais ont lutté pendant des années. Il m’a fallu beaucoup de temps pour comprendre à quel point la concentration et le plan étaient vraiment précieux. Alors ne perdez pas de temps comme je l’ai fait.

Obtenez un plan.

Vous pouvez toujours vous ajuster et grandir au besoin.

Même si vous êtes en affaires depuis un certain temps, la rédaction d’un plan d’affaires peut être un excellent moyen de vous recentrer et de revoir tous les domaines qui doivent être ajustés. 

J’adore  Trello  et Google Suite pour toute ma planification d’entreprise. Je l’utilise pour les calendriers éditoriaux, les réseaux sociaux, les cours de blogs, etc. D’autres comme Notion, les planificateurs numériques ou les planificateurs physiques. Trouvez un système de gestion de projet qui fonctionne pour vous, même s’il s’agit d’un agenda papier. Regardez quelques tutoriels YouTube pour tirer le meilleur parti du système que vous choisissez.

FLUX DE TRAVAIL

La planification, la création de contenu et les choses dont nous avons déjà parlé peuvent faire partie de votre flux de travail. Mais je voulais séparer cela pour partager ce qu’est exactement un flux de travail et comment vous pouvez les créer et les utiliser, car ils peuvent changer la vie. 

Un flux de travail est simplement la façon dont vous travaillez et accomplissez vos tâches, votre processus. Mais en mettant réellement l’accent sur la façon dont vous faites certaines choses, vous pouvez créer des systèmes et des modèles pour le faire mieux, plus rapidement et de manière cohérente, encore et encore.

Les workflows sont un excellent moyen d’organiser votre activité en ligne.

Vous pourriez avoir un flux de travail de blog qui implique l’écriture, l’édition, la création de graphiques, etc. Un flux de travail vidéo qui implique la création de scripts, la recherche d’accessoires, le tournage, le montage, etc. Vous pouvez même avoir un flux de travail client qui implique l’intégration, le travail de projet, l’édition et la facturation.

Alors, comment créer un flux de travail efficace ?

Examinez les ressources dont vous disposez – votre système de gestion de projet, votre équipement, vos plates-formes, etc. Faites la liste de ce que vous devez faire et qui doit le faire – certaines tâches peuvent être déléguées. Travaillez vos projets et documentez les étapes que vous prenez. Revoir. Le processus est-il efficace ? Est-ce que quelque chose doit être changé ? Apportez les modifications nécessaires et documentez à nouveau, que ce soit dans un tableau Trello, dans un document ou un graphique.

Vous venez de créer un workflow que vous pouvez utiliser encore et encore.

Ceci est important pour plusieurs raisons – parfois, même lorsque nous faisons quelque chose, nous oublions souvent de petites étapes qui sont importantes. Un flux de travail nous aide à nous assurer que chaque étape est terminée. Une autre raison est que même si vous n’avez pas encore d’équipe, il sera tellement plus facile de déléguer des tâches plus tard si un workflow efficace est déjà en place.

Voici un exemple de workflow de planification de contenu mensuel :

FINANCES

Je ne suis pas comptable et cette section ne se veut en aucun cas un conseil financier. Ici, je veux juste partager quelques ressources avec vous pour vous aider à organiser les finances de votre entreprise en ligne.

J’utilise  Quickbooks en tant qu’indépendant  pour gérer les finances de mon entreprise en ligne avec Mint et PayPal. J’ai entendu dire que  FreshBooks  est également idéal pour les propriétaires de petites entreprises.

Si vous êtes celui qui gère à la fois vos finances personnelles/ménagères et celles de votre entreprise, cela peut être un défi.

Comme nous en avons parlé au début, l’organisation de tous les domaines de votre entreprise peut être écrasante. Enregistrez ce message, épinglez-le, marquez-le pour que vous puissiez revenir et simplement prendre les choses catégorie par catégorie. Cela en vaudra tellement la peine à la fin. 

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